Digitale hygiëne is ook belangrijk!

Naast fysieke maatregelen is het ook belangrijk om ook enkele digitale hygiëneregels onder de aandacht te brengen. Let vandaag op voor overhaaste beslissingen waar je de gevolgen voor later niet van kan inschatten.

 

Enkele voorbeelden…

De thuiscomputer

Wie niet over een laptop beschikt op het werk, maar toch van thuis uit werkt doet dit waarschijnlijk op zijn of haar thuiscomputer. De business moet blijven draaien, nietwaar?

Klopt uiteraard. Hoe up to date is je thuiscomputer? Voldoet deze aan de huidige standaard op vlak van beveiliging? Misschien neem je beter – in overleg met je werkgever uiteraard – je desktopcomputer vanop het werk mee naar huis. Uiteraard enkel doen indien die computer zelf met de nodige beveiligingsmaatregelen is uitgerust.

 

Bestanden uitwisselen

Plots moeten bestanden gedeeld worden met alles en iedereen. Uiteraard, want we willen toch verder blijven werken! Heel juist. De mail die je net ontvangen hebt van een collega bevat een link naar een bestand. Klikken maar!

Hou er rekening mee dat creatieve geesten met minder goede bedoelingen deze situatie ook (gaan) misbruiken. Better safe than sorry dus beter even nahoren of die mail die legitiem lijkt, dat ook daadwerkelijk is. Probeer ook de tools die je gebruikt te standaardiseren.

Overzicht in versies

Kijk je even dit document na aub? Zie bijlage.

En die mail naar 3 collega’s. Uiteraard wil iedereen helpen en stuurt zijn of haar opmerkingen vlotjes door. Leuk toch, je hebt nu 3 nieuwe versies van hetzelfde document. Telkens met andere aanpassingen. Puzzelen maar om de aanpassingen te verwerken in je originele document.

Weet dat er tools bestaan waar het document centraal blijft en je collega’s of klanten in uw versie hun aanpassingen doen of opmerkingen doorgeven. Geen gedoe met versies, verloren aanpassingen en onnodige vergissingen.

Bring your own keyboard and mouse (BYOKAM)

Werk je in een supportafdeling, kom je waarschijnlijk fysiek in contact met de computer van collega’s. Toetsenborden en muizen zijn al langer gekend als broeihaarden van bacteriën. Voor de huidige problematiek is dat niet anders.

Schakel zo veel mogelijk over op hulp op afstand en schermdelen. Is fysiek contact vereist, neem je best je eigen toetsenbord en muis mee op interventie.

Tools én cultuur afstemmen op morgen

Vergaderen op afstand is superhandig. Je IT-collega’s hebben de techniek in orde gebracht en iedereen is mooi op tijd in de meeting. We beginnen eraan en zolang niet iedereen gelijktijdig het woord neemt lukt het wel.

Natuurlijk! Boek je vergadering in met de tool die jullie afgesproken hebben. Stel ook een voorzitter aan die de leiding neemt en het woord telkens “doorgeeft”. Deel voordat de vergadering start de agenda met alle deelnemers. Zo weet iedereen waarover het straks gaat en kan iedereen zich voorbereiden. Ook hoeven topics uit puntje 3 nog niet besproken te worden tijdens puntje 1 want iedereen weet dat dit later nog aan bod gaat komen. Maak ook gebruik van de chat functie om een (eenvoudige) stemming te organiseren, feedback of vragen te verzamelen.

Ritueeltjes om je werkdag af te sluiten

Je thuiskantoor is in de woonkamer, toch? Technisch is alles in orde en organisatorisch, euh…

Weet dat als je gewend bent om op kantoor te werken, je steeds dezelfde fysieke handeling uitvoert op het einde van de werkdag. Je wenst je collega’s een prettige avond en je trekt de deur achter je dicht. Maak er een gewoonte van om in je thuiskantoor ook een vast stramien in te bouwen bij de start en op het einde van je werkdag. Zeg ’s ochtends “goedemorgen” op Slack, Teams of WhatsApp en maak ook even tijd om over koetjes en kalfjes te spreken of chatten. Net voor het einde van je werkdag maak je best even een samenvatting van wat je vandaag gedaan hebt en je voert je tijdsregistratie in als dit vereist is. Laat opnieuw even weten dat je werkdag erop zit en ruim je thuiskantoor op. In mijn geval werken we met 2 personen van thuis uit. Ik heb mijn kantoor boven dus kan ook thuis een deur dicht trekken. Mijn partner zit beneden in de living en zet iedere avond alle materiaal aan de kant. Terug in een kast. Geen extra schermen en toetsenborden in onze living. Baken met andere woorden werk en vrije tijd af, zowel in tijd als in ruimte.