Microsoft Office 365 op zowel PC als Mac
Het probleem is dat de klassieke dienstverleners geen kaas gegeten hebben van de overdracht van de oude Apple- en andere mailplatformen naar Microsoft Office 365. Die kennis is er duidelijk wel bij Allington.
Catena Company is een trainingcenter van Apple en Adobe, en een belangrijke partner in het Consultants Network van Apple. De IT-dienstverlener bouwt bruggen tussen Apple- en Windows-systemen. Om beter samen te werken met zijn freelance trainers en de eigen consultants, stapte Catena Company onlangs over naar Microsoft Office 365.
Vandaag heeft zaakvoerder Eddy Smets een beter zicht op het licentiegebruik, valt e-mail nooit uit en is het gemakkelijker om e-mailadressen aan te maken voor tijdelijke adviseurs of trainers. Interne vergaderingen gebeuren via video. Catena Company adviseert en integreert Microsoft Office 365 intussen ook bij de klanten.
“Onze klanten zijn doorgaans snel overtuigd van Microsoft Office 365. Het probleem is dat hun klassieke dienstverleners geen kaas gegeten hebben van de overdracht van de oude Apple- en andere platformen naar Microsoft Office 365. Die plaats nemen wij graag in”, zegt Eddy Smets.
Macs in Windows netwerken
Het is een publiek geheim dat de creatieve sector graag met macOS werkt. Ook binnen marketingafdelingen werken grafici graag met Apple. De integratie van die systemen in Windows-omgevingen is echter niet eenvoudig.
Dat is nu net de sweet spot van IT-dienstverlener Catena Company, een bedrijf dat ook opleidingen geeft over Apple- en Adobe-toepassingen. Om beter te kunnen samenwerken met de freelance trainers en de eigen consultants bij klanten, stapte het bedrijf onlangs zelf over naar Office 365. En het gaat de dienst ook als integrator aanbieden aan zijn klanten. “We werken bij Catena Company heel erg decentraal, hetzij van thuis of bij de klanten of ergens onderweg”, begint Eddy Smets, algemeen directeur, zijn verhaal.
“Het gros van de tijd moeten we dus sowieso via het internet verbinding maken met onze bedrijfssystemen. Dan heeft het ook weinig zin om een fysieke mailserver hebben. In dat perspectief is de stap naar Microsoft Office 365 niet erg groot.”
Microsoft Office 365 tovert kantoorsoftware op elke pc of Mac
Catena Company werkte ook al met Microsoft Exchange. “Hoewel 90% van onze mensen met Mac werkt, is ook ons informaticapark heterogeen. De voorkant is crossplatform: sommigen gebruiken Apple Mail, anderen Microsoft Outlook. Microsoft Office 365 weet daar perfect raad mee”, vertelt medeoprichter Manu Ketelslegers. De vorige mailserver van het bedrijf zat samen met onder meer Microsoft Dynamics NAV in een private cloud bij een externe leverancier. Dat creëerde enige rompslomp voor e-mailbeheer, onder meer in het kader van authenticatie.
“Er was geen mogelijkheid om mail automatisch in te stellen via autosetup. Je moest de exacte naamgeving van de mailserver kennen, dat is technisch minder praktisch. We vermeden het dus een beetje om mensen toe te voegen. Onze freelance trainers gebruikten hun eigen emailadressen, waardoor we hen ook afschermden van de klanten.”
Licentiebeheer en stabiliteit onder controle
Met de overschakeling naar Office 365 wilde Smets ook het licentiegebruik optimaliseren. Het bedrijf past “bring your own device” toe. “Dan moet je wel wat duidelijkheid hebben over het gebruik van licenties in eigendom van Catena Company. Dat was niet eenvoudig, ook niet met de vele tijdelijke werkkrachten. Bovendien gebruikten we verschillende kantoorsoftware. Nu hebben we een abonnement op een bepaald aantal Microsoft-licenties die ik flexibel kan inzetten. Geen ongerustheid meer over wie welke licentie gebruikt.”
Ik heb nooit getwijfeld om de bestelbon te tekenen”, vertelt Smets. De zaakvoerder is ook erg te spreken over de stabiliteit van de software. “Dat is misschien wel het grootste voordeel: ik hoor nooit meer klachten over e-mailtoegang. Vroeger was dat wel eens het geval omdat we in een gemengde omgeving met verschillende instellingen zitten. Office 365 doet wat het belooft: e-mail uit de kraan. Daarom denk ik eraan om ook NAV te verhuizen naar de cloud. Dan hebben we helemaal geen infrastructuurdiensten meer nodig. Ook daar kan ik opnieuw flexibel licenties gebruiken volgens de lopende opdrachten. Trainers vullen immers timesheets in via de toepassing.”
Gebruik van video om files te vermijden
De consultants van Catena Company maken ook sterk gebruik van Lync voor vergaderingen. In het verleden vonden vergaderingen steevast plaats op kantoor in Turnhout, niet eenvoudig voor collega’s uit Limburg of Oost-Vlaanderen. Zij moesten telkens tot anderhalf uur enkele reistijd uittrekken. Vandaag melden ze zich vijf minuten voor de start van de videovergadering aan. “We hebben een oplossing gezocht die het mobiliteitsprobleem in België ook kon opvangen”, zegt Ketelslegers.
Ook het agendabeheer is dankzij Office 365 vereenvoudigd. Bij Catena Company hebben ze nu een veel beter zicht op de beschikbaarheden van de externe trainers, die een eigen adres kregen en dus hun agenda kunnen delen. In het verleden moest de trainingverantwoordelijke agenda’s van verschillende systemen naast elkaar leggen, waardoor er wel eens dubbele boekingen waren. De trainers moesten dan andere afspraken in allerlaatste instantie afzeggen. Ook de trainers zijn dus erg tevreden van Office 365.
Volgende stap: SharePoint Online
De organisatie wil ook zo snel mogelijk aan de slag met SharePoint. “Bijvoorbeeld om kwaliteitsprocessen te documenteren”, zegt Smets. “We moeten de kwaliteit van onze trainingen terugkoppelen naar onze opdrachtgevers. Vandaag gebeurt dat manueel en we typen de formulieren nadien over in Excel. Er is ruimte voor optimalisatie.”
Zelf klanten migreren naar Microsoft Office 365
Catena Company is dus zeer tevreden van de overstap. Het heeft van Office 365 zelfs een dienst gemaakt. “We hebben in de loop van het migratietraject het werk van onze integrator overgenomen”, geeft Ketelslegers aan. “We zitten met een gemengde omgeving wat het complexer maakt. En wij bouwen nu eenmaal graag bruggen tussen Apple en Windows. Zo hebben we kennis opgebouwd over de integratie van Office 365.”
Er bleek ook een markt voor te zijn.
“Als we bij onze klanten over mail praten, is er niet veel overtuigingskracht nodig voor Microsoft Office 365. Het probleem is dat hun klassieke dienstverleners geen kaas gegeten hebben van de overdracht van de oude Apple- en andere platformen naar Microsoft Office 365. Die plaats nemen wij graag in. Onze klanten zijn vandaag erg tevreden over Microsoft Office 365 in hun Apple-omgeving.”
Ook een uitdaging voor ons team?
