Apple Mail als alternatief voor Microsoft Outlook

Microsoft heeft met haar Office365 een sterk pakket dat al geruime tijd voor Apple gebruikers beschikbaar is. Microsoft Outlook is vaak de toepassing die naar voor wordt geschoven voor het verwerken van je e-mails en het uitvoeren van andere taken. Apple Mail is een alternatieve oplossing met ook enkele sterke voordelen.

We horen wel eens dat Outlook de aangewezen keuze is omdat het de meest complete oplossing is met ondersteuning voor mail, contacten, agendabeheer en to-do’s. Tegenstrijdig horen we vaak dat het net onhandig is om alles in één applicatie onder te brengen. Je wil misschien net niet gestoord worden door nieuwe e-mails op het moment dat je je to-do lijst aan het afwerken bent. In dat geval kies je best voor afzonderlijke applicaties voor mails en to-do’s zodat je zelf kan bepalen welke applicaties er actief zijn. Hoe dan ook, Apple Mail, aangevuld met bijkomende applicaties, is voor velen een volwaardig alternatief voor Microsoft Outlook. Tijd voor enkele tips & tricks.

Overzicht

Apple Mail heeft geen ingebouwde kalender, contacten- of takenlijst. Apple kiest er voor om deze functionaliteit onder te brengen in verschillende applicaties die op de achtergrond mooi samenwerken.

Bij het opstellen van een nieuwe mail herkent Mail de contactpersoon uit je Contacts. Ontvang je een VCF-bestand, dan slaat hij die contactpersoon op in je Contacten. Een Afspraak voorstellen kan je laten opslaan in Calender en to-do’s beheer je dan weer in Reminders. Het houdt het allemaal overzichtelijk.

Slimme mailbox

Smart Mailbox wordt gebruikt om een overzicht te houden over je mails als je met meerdere in-boxen werkt.

Stel je wil aan een project werken en alle mails met betrekking tot dat project moeten aan een specifieke folder toegevoegd worden, ongeacht naar welk e-mailadres deze zijn verstuurd. Dat kan door een smart mailbox aan te maken en hierop regels toe te passen.

Een voorbeeld van zo’n smart mailbox is Today, deze mailbox bevat alle mails van vandaag, ongeacht vanuit welke mailbox ze zijn toegekomen. Om een slimme mailbox toe te voegen, klik je in de balk bovenaan op Mailbox à New Smart Mailbox. Selecteer de criteria die je wil toepassen op de mailbox met behulp van regels.

De originele mail blijft bestaan in de originele mailbox, maar elke wijziging vanuit de smartmailbox aan de mail, zoals markeren of verwijderen, wordt automatisch toegepast op de originele mailbox.

Versturen van grote bestanden

In tegenstelling tot Outlook, waar je vaak maximaal bestanden tot 20MB mee kan versturen, kan je met Apple Mail bestanden versturen tot 5GB. Erg handig als je grafische bestanden of een Keynote presentatie wil doorsturen. Deze handige functie heet MailDrop en is standaard actief.

Apple gebruikt iCloud om deze bestanden tijdelijk op te slaan. Alle bijlagen worden 30 dagen bewaard op de server en mogen in totaal niet meer dan 1TB groot zijn. Als deze limiet overschreden wordt, moet je wachten tot een aantal van deze bestanden automatisch, na 30 dagen, zal verwijderd worden om opnieuw gebruik te kunnen maken van “MailDrop”.

De ontvanger krijgt jouw mail, zoals jij die hebt opgesteld. Enkel de bijlage begint pas te downloaden van zodra hij of zij er op klikt. Geen omwegen meer via 3rd party software zoals WeTransfer of bestanden eerst bewaren in een Dropbox of OneDrive locatie, om vervolgens de link door te mailen.

Opmerkingen bij bijlagen

Met de groeiende digitalisatie en meer “paperless workflows” krijg je vaker te maken met een PDF in bijlage die je moet invullen en ondertekenen. Je zou het document kunnen afdrukken, invullen, inscannen en deze als bijlage weer terugsturen.

Of je kan de mail beantwoorden en rechtsbovenaan via het kleine pijltje de bijlage aanklikken en kiezen voor de optie “Markup”. De “Markup” functie opent de PDF-file en je kan vervolgens opmerkingen toevoegen, iets markeren of aankruisen en ondertekenen. In de werkbalk staat een knopje dat lijkt op een handtekening, hiermee voeg je een handtekening toe die je al eerder hebt gemaakt of je maakt meteen een nieuwe.

Je hebt hier twee mogelijkheden: scannen of tekenen.

Werk je met een trackpad, dan kan je onmiddellijk een handtekening maken door met je vinger te tekenen op de trackpad. Een andere mogelijkheid is om een handtekening op papier te zetten en deze voor de webcam te houden.  Wanneer je document ingevuld of opgemaakt is, klik je op “Done”, en je bijlage is klaar om verzonden te worden.

Foute mailadressen verwijderen

Iedereen typt of kiest wel eens het verkeerde e-mailadres. Je collega stuurt je een mail met zijn of haar privé adres en zonder dat je het in de gaten hebt selecteer je telkens het foutieve adres wanneer je een mail wil versturen.

Dit kan vervelend zijn maar gelukkig is er een oplossing om dit adres te verwijderen uit je lijst.

Onder “Window” – “Previous recipients”, vind je een lijst met alle adressen waarmee je eerder gemaild hebt. Het foute adres kan je verwijderen door het aan te duiden en op “Remove from list” optie te klikken.

Mails versturen naar een groep

Stuur je vaak een mail naar dezelfde mensen en wil je niet langer alle e-mail adressen afzonderlijk ingeven? Dan kan je een groep aanmaken zodat je niet steeds moet controleren of je niemand vergeten bent. Je hoeft dan enkel de groepsnaam in te vullen in het AAN veld en alle gewenste ontvangers worden automatisch ingevuld.

Zo’n nieuwe groep maak je aan in het Contacten programma, dus niet in Mail.

1. Open Contacten, en klik in het rechterpaneel onderaan op het + teken.
2. Kies vervolgens voor “New Group” en geef deze een naam.
3. Sleep de gewenste contacten naar de groep.
4. Voortaan kan je in het AAN veld de naam van de groep ingeven, in plaats van elk afzonderlijk adres. Vergeet deze niet in BCC te zetten indien het om een professionele mail gaat. Dit omwille van de privacy.

Je kan ook subgroepen maken. Zo maak je bijvoorbeeld een groep Sales, Marketing, Aankoop, Administratie en voeg je deze groepen toe aan de groep Iedereen. Sales is dan een subgroep van de groep Iedereen.

Folders

Hou je mailbox overzichtelijk door gebruik te maken van folders. In de linkerkolom kan je onder je Inbox extra mappen maken waarin je berichten kan bewaren van bepaalde afzenders of  met specifieke onderwerpen.

Je kan dan inkomende mails verslepen naar die specifieke map of gebruik maken in de Toolbar van de “Move” knop om via de dropdown lijst de juiste map te kiezen. Deze laatste is vooral een extra handig functie op iOS toestellen.

Rules

Merk je dat je vaak dezelfde mails naar een specifieke map versleept, of komen mails steeds toe van eenzelfde afzender, dan kan je hierop regels gaan toepassen om het verplaatsen van deze mails te automatiseren. Je kan deze regels terugvinden onder “Mail” – “Preferences”.Met behulp van de dropdown list kan je je eigen regels samenstellen.